（1）定额备用金是指单位经常使用备用金的内部各部门或工作人员用作零星开支、零星采购、售货找零或差旅费等，实际需要核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应该按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额，使用后凭发票等有关凭证报销，出纳人员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到期终、撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。

　　领出备用金时：

　　借：其他应收款

　　　　贷：库存现金

　　报销时：

　　借：管理费用

　　　　贷：库存现金

　　出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。

　　只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金，此时做分录

　　借：库存现金

　　　　贷：其他应收款

　　（2）非定额备用金是指单位对非经常使用的备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳人员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理借款手续。两者的性质、用途、手续等都不相同。

　　借款时：

　　借：其他应收款

　　　　贷：库存现金

　　报销时：

　　借：管理费用等

　　　　贷：其他应收款

　　差额计入库存现金。